Memleketimizde arşiv dendiğinde akla ilk gelenin tozlu raflar, karanlık depolar olması muhtemel. Benzer bir algının kütüphaneler için geliştirilmiş olması da bilindik. Aşağı yukarı kime sorulsa böylesi olumsuz imgelerle arşiv ve kütüphanelerin hatırlanması sıradan bir hadise gibi. Bu tür yaklaşımları enformasyon ve verilerin damıtılmış özü gibi telakki edebilmek ve bilginin hayatla bağlantısını kurmak da mümkün oysa. Ancak her zaman böyle olmuyor. Zira çok daha açık söylemek icap ederse bilginin kıymeti arz talep dengesinde kendisini buluyor. Ne var ki talep edilene teveccüh onun bizatihi kendisinden kaynaklanmadığından içerdiği ya da taşıdığının bir derde derman olması yahut gizleri ayan etmesiyle de bir irtibat hali vardır. Son tahlilde bir şeyin kıymeti ve ona atfedilen önem, verilen değer ve duyulan ihtiyaç mesabesindedir. Dolayısıyla bir şeyin değeri kıymetli görülmesinden kaynaklanır.
Şark’ta kütüphane ve arşivleri anlamak amacıyla meseleyi bu çerçeveye dahil etmek haksızlık olur mu? Derece derece hikmetten malumata doğru ilerleyen efkarın düzenlenmesi işi, ihtiyaç ortaya çıkmışsa bir derttir. Aksi durumda neden dert olsun yahut dert görülsün ki? Öyle olmayınca, ne hikmete ne de bilgiye bir değer atfedilebilir. Oysa bilenler bilir ki aranılan her türlü saadet, bilginin tedricen saklandığı yerden çıkarılmasına yahut bir şekilde elde edilmesine bağlıdır. Eğer başta söylenen söz tekrar edilecek olursa bir şeyin kıymeti ona duyulan ihtiyaç ve atfedilen değer ölçüsündedir. Bunun aksi durumunda, ne yazık ki, o değer değer olsa da bir hükmü bulunmayacaktır.
Bilgiye her alanda muhtaç olunduğu açıktır. Ancak bariz bir biçimde görünür olduğu mecra kuşkusuz tarihtir ve tarihin tarih olabilmesi için gerekli olan yazım evresidir. Tarihin yazımının güncelliğini arka plana atmak isteyenler çıkabilir; ancak bunun mümkün olmadığı baştan söylenmelidir. Tarih bizzat ve bilhassa kamusal alana karşılık gelmesi yüzünden geçmişten daha çok bugünle ilgilidir. Bu yüzden tarih her hal ve şartta yeni bir yüzle kendisini görünür kılar ve göz önünde tutulmaya mecbur bırakır. O yüzden akılda geçmişle alakası çarçabuk kurulsa da tarih, tarih değil, bugündür! Tarihin yazımı, tarihin kamusal bir ürün olmasından ötürü iki bakımdan sıkıntılı bir süreci ortaya koymaktadır. Çünkü anın cazibesinden çok geleceğin sisli ancak albenili ufku sahayı karmaşık bir nüfuz alanına dönüştürmektedir. Zarif ancak karmaşık ilişkiler ağından kaynaklı, bir şekilde, tarihi izaha kalkışmak çok gerilerde vuku bulan olayların yeniden inşasını beraberinde getirmektedir. Oysa geçmiş bir anın, vaktin ve olayların hususiyetle yeniden inşası bir ön kabule ihtiyaç duyar. Ön kabulün kendisi ise eklektik bir tavrı mecbur kılar. Zorluğun ilki işte bu meseledir. Ön kabulün fikri ve fiziki sınırlarının tespiti, tarihin yeniden kurgulanmasının zeminini oluşturur. Zemin ne denli sağlamsa üzerine inşa edilecek yapının da o denli sağlam olması beklenilir. Söz konusu fikriyat olduğunda nesnel değerlendirmeler yerini usulca öznel olanlarına bırakır.
Tarihin izahında karşılaşılan ikinci sorun ise anlamak için yeterince kaynak, karine, belge ve görüşe sahip olamamaktır. Çoğu defa ilk zorlukla mütenasip ölçüde artan bir eğilimle her iki zorluk bir diğerini daha da üstesinden gelinemeyecek hale dönüştürebilir. Yeterli olduğuna kanaat getirilen nitelikte belge söz konusu olduğunda kurgu bunları anlam karmaşasına uğratabilir. Aksi durumda bu defa vesikalar da kurgunun yetersiz ve yanlılığını ortaya koyacak girişimlerde bulunabilir. Tüm bunlara karşın ikinci zorluk, yani, tarihin izahında belgeye duyulan ihtiyaç çok daha belirgin ve çok daha açıktır. Çünkü tarihin izahında akıl yürütmekten çok delil getirmek önceldir ve bu öncelik tefekkürü güçlendirir. O yüzden belge ve bilgiyi belli bir düzen içerisinde üretmek ve korumak mühimdir.
Modern belge yönetimi uygulamalarında kurum, kuruluş ya da adına her ne denilirse denilsin bir amaç uğruna bir araya gelmiş tüzel kişiliklerin her şeyden önce idari ve mali gerekliliklerden ötürü belge ve bilgi üretmesi gerekir. Bu gereklilikler kuşkusuz hakların korunması ve işlerin yürütülmesi kapsamında kendisini ortaya koyar. Hukukun müdafaası için delile duyulan ihtiyaç elbette tartışılamaz. Dolayısıyla idari, mali ve hukuki zorunluluklar çeşitli büyüklükteki bürokratik yapılanmayı ve üretimi de zorunlu kılar. Bürokratik çıktılar tüzel kişiliklerin düşünme biçimlerini meydana getirir ve karar alma mekanizmalarının bir şekilde sistematize edilmesine ön ayak olur. İlginç ve alakalı bir şekilde bilgi üretme ve karar verme fonksiyonları gelişmiş tüzel kişiliklerin o ölçüde uzun ömürlü oldukları kaçınılmaz bir şekilde kendisini gösterir. Sebep sonuç ilişkilerinde öncelik ve sonralık sıralamasına girmeksizin uzun ömürlü tüzel kişiliklerde bilgi ve belge süreçlerinin akli ve faydacı süreçler halinde tasarlandıkları söylenebilir. Bu tasarım tüzel kişiliklere uzun ömürlü olma becerisini de sağlar. Uzun ömürlü olmak ise tüzel kişilikleri belge ve bilgi üretmede dikkatli ve titiz kılar. Bu çerçevede başka bir şey daha mevcuttur ki belge ve bilgi üretiminin korunaklı bir zırhla çevrilmesini mümkün kılar.
Belge ve bilgilerin zırhla bürünmesi işi bunların düzenlenmesi, saklanması ve araştırma araçları ile ileride kullanılmak üzere seyreltilmesidir. Seyreltme işlemine imha da denebilir. İmhanın bizatihi kendisi entelektüel bir çabaya karşılık gelir. Seçme, nitelikli içeriği olanla nitelikli içeriği olmayanı birbirinden ayırarak ilkini saklamak düşüncesi, sadece çok iyi betimlenmiş bir düşünce arka planına işaret eder. İşaret edilen bu arka plan öyle iki ayda ya da iki yılda tesis edilebilecek bir beceri olmadığından entelektüel bir birikim anlamına gelir. Elbette bu birikim durduk yerde ortaya çıkmış olmadığından bir nedeni bulunmalı ve bu neden aklın gerekleriyle alakalandırılmalıdır. Azaltılmış ancak nitelikçe zenginleştirilmiş belgelerin içerikleri tarihin yeniden anlaşılmasına bir yol açabilir. Azdan az çoktan çok mottosu ile derlenen bu kanılar bütünü sonuç olarak tarihin yeniden kurgulanmasında geçmişten kopup gelen tasavvurları zihnen üç boyutlu hale dönüştürebilir. Öyle olunca geçmişin bugün yeniden inşasında eksik gedik kalmayacak ölçüde bir berkitme faaliyetine gereken desteği verecektir.
Tarihin izahında yukarıda ihsas edilen önemli kaynaklardan bir başkası ise resmi belge ve bilgi üretiminin dışındaki tüm müesseselerdir. Çağı, dönemi ve anı anlamak bakımından bu türlü incelikli farkı içinde barındıran bu kaynakların değeri kuşkusuz izahtan varestedir. Dernek, vakıf, kuruluş, şirket, iktisadi teşekkül, köklü aile ve bunlara ait işletmeler gibi geniş bir yayılım alanı bulunan her türlü tüzel kişiliğin ürettiği belge ve bilgi son derece kıymetlidir. Kıymetlerini ise, elbette devletin dışında, dönemin gerekliliklerini içinde barındırmasından alırlar. Devletin belirlediği kalıpların içinde ancak resmi belgelerin büründüğü haletin dışında üretildiği varsayılacak olan bu vesikaların barındırdığı nüansların resmi evraktan daha kıymetli veri ve hisleri gizledikleri söylenebilir. Zira resmi bakışın hakim olduğu, belki, kesin ancak kuru bilgilerin içerikleri ile mukayese edildiklerinde resmi olmayan belgelerden çok daha başka şeyler söylediklerine işaret edilebilir. Elbette bu tercihin yahut zenginliğin bir sebebi bulunmalıdır ve bu sebep sivillikle alakalı bir sahaya denk düşmektedir. Özel teşebbüsün, sivil toplum kuruluşlarının ve devlet organları dışında kalmış tüm organizasyonların bu çerçevede ele alınmaları gerekmektedir.
Belge ve bilgiler hakkında resmi düzenlemelerin sadece devlet kurum ve kuruluşları ile sınırlı kalması ilk etapta makul bir çerçeveyi sunabilir. Ne var ki bu çerçevenin genişletilerek yukarıda adları anılan özel ve sivil teşekkülleri de belge ve bilgileri biriktirmeye özendirici düzenlemeler yapması beklenebilir. Kuşkusuz devletin özel kuruluşların ürettiği belge ve bilgiler üzerindeki düzenlemelerini kendi lehine olan gerekliliklerden ötürü yapması anlaşılabilir bir önemi ifade eder. Resmi işlemler kapsamında üretilen dokümanların ne aralıklarla saklanacağı çeşitli yasalarla belirlenmişken bir bakıma zımnen saklama sürelerini de belirtmiş olur. Böylece ileride ortaya çıkacak mali ve hukuki sorunların hallinde bir zaman sınırı çizilir. Buna karşın idari gereklilikler doğrudan işletme ya da kuruluşun kendi karar almasına bırakılır. Çünkü bunların nasıl saklanıp ayıklanacaklarına ilişkin öneriler yapılmaz ve bu karar ilgili sivil mercilere tahsis edilir. Elbette bu çerçevede devlete ait resmi kurumların kendilerine ait belge ve bilgileri düzenlemeleri, yapılacaklar listesindeki birinci maddeyi meydana getirmesi anlaşılır bir husustur. Keza bu çerçevede özel olanların bu türlü işlemleri nasıl yapacağı kendilerine bırakılmış da olabilir. Ancak bir şekilde, meslek birlikleri üzerinden, bilgi ve belgenin birikimine yönelik amaçlar yeniden düşünülmelidir.
Belli bir çerçevede faaliyet gösteren hizmet, iktisadi işletme yahut sivil toplum kuruluşlarının hemen hepsi çeşitli yasalarla denetlenmekte yahut ödevli kılınmaktadırlar. Bunun için de odalar, borsalar ve birlikler kapsamında bir araya gelmektedirler. Böylece hem kolay irtibat sağlanabilmekte hem de resmi ile resmi olmayan işlevlerin etkin kontrolü ve düzenlenmesi mümkün olabilmektedir. İşte tam da burada söz konusu olan bilgi biriktirme meselesine çözüm yolu aranabilir. Devlet dışındaki yüz binlerce kuruluşun bilgi ve belgesinin tanzimi üzerinden genel toplumsal zihni ve zekayı oluşturabilmek hakkında düşünülebilir. Zira toplumsal aklı sadece resmi belgeler üzerinden ele almak yeterli gelmeyebilir. Bunun için bir şekilde ve etkinlikte resmi alanın dışında üretilen belge ve bilginin de yine resmi alan dışında ve odalar, birlikler yahut başka bir şekilde çözüme kavuşturulabilmesi üzerinde düşünülmelidir. Çünkü her hal ve şartta ortak hafıza toplumun geneli ile ilgilidir ve bu hafızanın ortak bir şekilde yürütülmesi gerekmektedir. Yasal zorunlulukların üstesinden gelmek bu konu söz konusu olduğundan mümkün olabilir. Ne var ki asıl sorun yapılacak olanların finansal bakımdan fonlanmasında yaşanacaktır. Ancak ortak hafızanın gelecek kuşaklara aktarılabilmesi için buna ihtiyaç olduğu açıktır.
İnsanın yapıp ettiklerini kayıt altına alması ne denli önemliyse bireylerden oluşan toplulukların da benzer bir yolu izlemesi ilkindeki makul gerekçeleri içinde barındırmaktadır. Zaman içerisinde varılan kararların kayıt altına alınması, sonrasında yeni kararlar alırken yine bunlara müracaat edilmesi hem insani hem de hukuki gereklilikler yüzündendir. Dolayısıyla bilgi ve belge üretimini ayrı ayrı ele almak ve resmi olanla resmi olmayan şeklinde ayırmak ilk etapta makul görünse de milli servet olarak telakki edilecek bilgi ve belgelerin bu şekildeki ayırımı ileride zenginliğin yetersizliği ile karşılaşılmasına neden olacaktır. Doğrusu bir ülkede üretilen tüm bilgi ve belgelerin titizlikle ve dikkatle tasnif ve kullanımına özen göstermek birinci vazife olarak kabul edilmelidir. Maddi üretim neyse fikri üretimin de o değerde olduğu kabul edilmeli ve buna uygun kararlar alınmalıdır. Resmi kurumlardan resmi olmayan kurumlara değin tüm fiziki ve dijital üretimlerin belge yönetimi kapsamında değerlendirilmesi makulün kendisidir. Mevcut yasal düzenlemelerin var olanın idari, mali ve hukuki işlemler boyutundan bir merhale üste çıkartılarak ülkeye dair milli değer kapsamında ele alınmasının yolları aranmalı, bulunmalıdır. Çünkü tüm bu fikri üretimler milli servet değerindedir. Milli servetin de nasıl korunarak değerlendirileceği izahtan vareste bir gerçektir.
Son söz olarak, tarihin yazımında resmi olanın dışında artık başka kaynakların da kullanılması durumu zihinleri akli olmaya zorlamaktadır. Çünkü tarih denilen mefhum ne geçmişle ne de gelecekle alakalıdır. Tarih, anın yahut başka bir deyişle bugünün tezahürüdür. Bugünün okunması demek de olan tarih, salt tek kaynakla açıklanamaz. Dolayısıyla resmi olanın dışındaki kaynakları da işin içine katmak gerekir. Tüm kurum ve kuruluşlar birbiriyle alakalıdır ve özellikle resmi olmayan kurum, kuruluş, işletme ve yapılanmaların fikri üretiminde biçimsel zorunluluklar bulunmamaktadır. Bu durum onlara özgünlük sağlar. Bu özgünlük durumu ise cereyan eden olay ve durumların izahında mikro düzeydeki unsurları içinde barındırmasından ötürü resmi olanın sınırları dışında bir görüş imkanı tanır. Bunun için, yasal düzenlemelerin, sadece resmi olanı değil, sıkı şekilde olmaksızın tasarlanmış kurallar manzumesi ile resmi olmayan kuruluşların ürettiği belge ve bilgilerin düzenlemesi ve saklanmasını da kapsaması gerekir. Odalar, meslek kuruluşları gibi sivil bünyeler vasıtasıyla saklanmasına gerek duyulan belge ve bilgilerin tedarik edilerek düzenlenmesinin üzerinde durulmalıdır. Her bir varlığın milli kıymet olmasındaki gibi bilgi ve belgelerin de milli servet niteliğinde olduğu görülmeli ve ona göre hareket edilmelidir. Fiziki ya da dijital olup olmadığına bakılmaksızın tüm üretimler saklanmalı ve gelecek kuşaklara aktarılmalıdır. Bunu yapmak dünyada bir ön almaya neden olacaktır; bu da bir fark yaratacaktır. Bilgi son tahlilde güçtür. Güç ise kuvvetini ona gösterilen önem ve verilen değerden alır.